Privacyverklaring IMVO Convenanten

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 27 februari 2020.

Hartelijk dank voor uw interesse in IMVO Convenanten (Internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). In deze privacyverklaring informeren wij u over de verwerking en bescherming van persoonsgegevens door IMVO. IMVO is onderdeel van de Sociaal Economische Raad (hierna: de SER). De SER is beheerder van de website https://www.imvoconvenanten.nl/nl. In de privacyverklaring van de SER informeren wij u over de verwerking en bescherming van uw persoonsgegevens door de SER. Als u vragen heeft of meer informatie wilt over de verwerking van persoonsgegevens door IMVO of de SER, neem dan contact op met t privacy@ser.nl.

Samenvatting

Wij kunnen op verschillende manieren persoonsgegevens van u ontvangen (zie onderstaand). Indien wij persoonsgegevens ontvangen, gaan wij hier zorgvuldig mee om. Uiteraard handelen wij daarbij in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Kort samengevat betekent dit het volgende:

  • Wij vermelden duidelijk onze identiteit als verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens en hoe u contact met ons kunt opnemen over uw privacy - zie hier;
  • Wij geven duidelijk aan voor welke doeleinden en op basis van welke wettelijke grondslagen wij persoonsgegevens verwerken – dat doen wij hier of in een aparte verklaring die wij beschikbaar stellen op het moment dat wij uw persoonsgegevens verkrijgen;
  • U kunt hier ook (per situatie) lezen of wij uw persoonsgegevens voor het betreffende doeleinde doorgeven aan derden en wat voor partijen dit zijn. Waar nodig sluiten wij altijd een (verwerkers-) overeenkomst met de ontvangende partij om de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen;
  • Als wij uw toestemming nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u daarom (bijvoorbeeld in verband met cookies) en bieden wij u de mogelijkheid om uw toestemming op ieder moment in te trekken;
  • Wij beveiligen uw persoonsgegevens op een passende manier, die in verhouding staat tot de risico’s -zie hier;
  • Wij wijzen u op uw rechten in verband met uw persoonsgegevens, zoals het recht om deze in te zien, te verbeteren, of te verwijderen – zie hier.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op u als persoon, zoals uw contactgegevens en vragen die u aan ons stelt. Ook informatie waarmee u kan worden geïdentificeerd, zoals het IP-adres van het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken en een cookie-ID op uw apparaat, zijn persoonsgegevens.

Verwerkingen, doeleinden, ontvangers en bewaartermijn

Welke persoonsgegevens wij van u verwerken, met welk doeleinde en op grond van welke wettelijke basis, hangt af van de manier waarop u met ons in contact bent getreden. Hieronder leggen wij dit per activiteit uit. Daarnaast is het mogelijk dat u in een specifiek geval nog een aparte verklaring ontvangt of ziet die wij beschikbaar stellen op het moment dat wij uw persoonsgegevens verkrijgen.

Bezoek aan onze website in het algemeen

Tijdens het bezoek aan onze website wordt er door uw browser automatisch technische informatie aan ons overgedragen. Deze informatie bevat de volgende categorieën van persoonsgegevens: IP-adres van uw apparaat, de pagina's die u bezoekt op de website en de taal die u selecteert. Deze informatie is noodzakelijk om onze website aan u beschikbaar te stellen en deze te kunnen beveiligen. Wij verwerken uw persoonsgegevens op grond van het gerechtvaardigd belang. Uw IP-adres wordt bewaard in de logs van onze website, tot een maximum van 3 maanden. De dienstverleners die ons helpen onze website beschikbaar te stellen en te beveiligen, zoals onze hostingprovider(s) en externe ICT-adviseur(s), kunnen uw IP-adres verwerken voor dit doeleinde. Met deze partijen hebben wij een (verwerkers-)overeenkomst gesloten om uw persoonsgegevens te beschermen.

Cookies

Bij uw bezoek aan onze website worden er cookies geplaatst op het apparaat waarmee u onze website bezoekt. Cookies zijn kleine tekstbestanden die in uw browser op uw apparaat worden opgeslagen. Indien u de website nogmaals bezoekt, kan de informatie uit deze cookies weer naar onze servers teruggestuurd worden. Voor het plaatsen van noodzakelijke cookies hoeft geen toestemming te worden gevraagd. Daarmee wordt onze website aan u beschikbaar gesteld (zie hierboven). Deze cookies plaatsen wij op basis van ons gerechtvaardigd belang. Voor het plaatsen van andere cookies (voorkeuren, statistieken en marketing cookies) vragen wij uw toestemming.

Indien u onze website voor de eerste keer bezoekt, kunt u uw voorkeuren opgeven in de zogenaamde cookiebanner (zie cookiebanner voor meer informatie). U kunt uw toestemming voor het plaatsen van cookies altijd intrekken door de cookie waarmee uw voorkeuren worden bewaard, te verwijderen. Raadpleeg de handleiding van uw browser als u wilt weten hoe dat moet.

Contact opnemen via het contactformulier

Als u contact met ons opneemt via het contactformulier op onze website, dient u uw naam, e-mailadres en opmerking of vraag in te vullen. Door deze persoonsgegevens in te vullen, kunnen wij vervolgens contact met u opnemen om uw opmerking of vraag te beantwoorden. Deze persoonsgegevens worden verwerkt op grond van ons gerechtvaardigd belang. Nadat uw opmerking of vraag beantwoord is, zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen.

Klacht of bezwaarschrift indienen

Op grond van de Algemene wet bestuursrecht heeft u de mogelijkheid een klacht en/of een bezwaarschrift in te dienen tegen handelingen van bestuursorganen. Hier valt de SER ook onder. Als u een klacht en/of bezwaarschrift tegen de SER indient, is het mogelijk dat wij bepaalde persoonsgegevens (zoals naam, e-mailadres en/of telefoonnummer) van u noteren. Dit doen wij op grond van ons gerechtvaardigd belang of onze wettelijke plicht. Wij verwijderen uw persoonsgegevens nadat de klacht is afgehandeld of overeenkomstig de wettelijke bewaartermijn.

Inschrijven voor een nieuwsbrief

Als u zich inschrijft voor een nieuwsbrief, verwerken wij de door u ingevulde persoonsgegevens om de nieuwsbrief te versturen. In iedere nieuwsbrief is de mogelijkheid opgenomen om u weer uit te schrijven. Om de nieuwsbrieven te kunnen sturen, kunnen wij gebruik maken van externe applicaties en dienstverleners. Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten om uw persoonsgegevens te beschermen. Nadat u zich heeft uitgeschreven voor de ontvangst van de nieuwsbrief, verwijderen we uw persoonsgegevens die we nodig hebben om de nieuwsbrief te versturen.  

Aanmelding voor een bijeenkomst

Als u zich aanmeldt voor een bijeenkomst of een evenement, verwerken wij de door u ingevulde persoonsgegevens om u in te schrijven voor de bijeenkomst/het evenement en u op de hoogte te houden van relevante informatie daarover. Wij kunnen u ook uitnodigingen sturen voor bijeenkomsten/evenementen die relevant zijn in het kader van het convenant. U heeft hierin zelf de keuze om deze uitnodiging te accepteren en u in te schrijven, of dit niet te doen.

Indien wij zelf een bijeenkomst of evenement organiseren, kunnen wij uw gegevens verstrekken aan een externe partij, zoals de organisator van de bijeenkomst of het evenement. Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

Aansluiten bij een convenant

Indien u geïnteresseerd bent om u of uw organisatie aan te sluiten bij een convenant, kunt u contact met ons opnemen. Wij verwerken dan de door u ingevulde en/of opgegeven persoonsgegevens, waaronder in ieder geval uw voor- en achternaam, organisatie, functie, e-mailadres en telefoonnummer. Wij verwerken deze gegevens om met u in contact te komen en waar nodig vragen te beantwoorden. Wij bewaren uw gegevens niet langer dan dat noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden.

Monitoring

Indien u of uw organisatie partij is bij een bepaald convenant, zullen bovenstaande persoonsgegevens worden gebruikt om u uit te nodigen voor bijeenkomsten of evenementen. Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens worden gebruikt voor monitoringsdoeleinden; namelijk om te controleren of uw organisatie zich houdt aan de verplichtingen die voortvloeien uit het convenant. Monitoring vindt eenmaal per kalenderjaar plaats. Afhankelijk van het convenant kan hierbij gebruik gemaakt worden van een digitale tool. Met de leverancier van deze tool hebben wij een (verwerkers-)overeenkomst afgesloten om uw persoonsgegevens te beschermen. Deze persoonsgegevens verwerken wij op grond van een taak van algemeen belang en worden 5 jaar na het verstrijken van de convenantstermijn vernietigd.

Beveiliging van gegevens

IMVO zorgt voor passende beveiliging van uw persoonsgegevens. Wij nemen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden ingezien, aangetast of gewist. Zo zijn er onder meer de volgende maatregelen genomen:

  • Alle digitale apparaten waarin persoonsgegevens worden verwerkt, zijn voorzien van toegangsbeveiliging (zoals gebruikersnaam en wachtwoord);
  • Er worden regelmatig back-ups gemaakt om gegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • Alle medewerkers van IMVO zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Ook hebben zij instructies ontvangen over hoe zij om moeten gaan met persoonsgegevens.
  • IMVO maakt gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS) waarmee alle informatie tussen u en de IMVO-website wordt afgeschermd wanneer u persoonlijke gegevens invult.

Publicaties

IMVO publiceert rapporten, jaarrapportages en convenanten. Deze stukken bevatten voor- en achternamen van de personen die hierbij betrokken zijn. Deze stukken zijn openbaar en worden op grond van het algemeen belang gepubliceerd. Deze stukken worden bewaard zolang deze persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn versterkt.

Uw rechten

Als wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u op basis van de wet de volgende rechten:

  • U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van u hebben.
  • U mag ons vragen uw persoonsgegevens aan te vullen of te verbeteren als de persoonsgegevens die wij van u hebben onjuist zijn. Als u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, dan kunt u ons ook vragen deze te verwijderen.
  • U mag ons vragen de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk stop te zetten, bijvoorbeeld omdat u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en u nog op een antwoord wacht.
  • U mag – bijvoorbeeld vanwege persoonlijke omstandigheden – bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt alleen bezwaar maken als de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op grond van de uitoefening van een publieke taak of het gerechtvaardigd belang van IMVO.
  • Als u toestemming aan ons geeft om uw gegevens te verwerken, dan mag u uw toestemming daarna altijd weer intrekken. Vanaf dat moment zullen wij stoppen met de verwerking die op deze toestemming is gebaseerd.

Vragen of klachten in verband met uw persoonsgegevens

IMVO Convenanten is onderdeel van de Sociaal Economische Raad (afgekort: de SER), gevestigd in Den Haag. Hierbij treft u onze adresgegevens en onze algemene contactgegevens aan:

Bezoekadres
Bezuidenhoutseweg 60
2594 AW Den Haag
Routebeschrijving

Postadres
Postbus 90405
2509 LK Den Haag
Tel.: 070 0 3 499 499

Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens door IMVO of de SER, of heeft u een klacht daarover, dan kunt u een e-mail sturen naar onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) via privacy@ser.nl. Wij zullen daar zo snel mogelijk op reageren.

Bent u van mening dat wij uw klacht niet naar behoren afhandelen, dan kunt u uw klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op het gebruik van persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Van tijd tot tijd kunnen wij wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. De actuele versie vindt u altijd op deze pagina.